Pengertian
Office Automation (OA)
Secara
etimologis kantor berasal dari Belanda: “kantoor”,
yang maknanya: ruang tempat bekerja, tempat kedudukan pimpinan, jawatan
instansi dan sebagainya. Dalam bahasa Inggris “office”
memiliki makna yaitu: tempat memberikan pelayanan (service), posisi, atau ruang
tempat kerja. Sedangkan , Automation
(Otomatisasi) adalah penggunaan mesin untuk menjalankan tugas fisik yang
biasa dilakukan oleh manusia.
Jadi,
Office Automation (OA) adalah semua
sistem elektronik formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi
informasi kepada dan dari orang yang berada didalam maupun diluar perusahaan, untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan
proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktivitas pekerjaan.
Tujuan OA :
1.
Penggabungan
dan penerapan teknologi
2.
Memperbaharui
proses pelaksanaan pekerjaan di kantor
3.
Meningkatkan
produktifitas dan efektifitas pekerjaan
Tujuan OA masa kini
1.
Pendapatan yang Lebih
Tinggi versus Penghindaran Biaya.
Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini,
tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani
beban kerja yang bertambah.
2.
Pemecahan masalah
Kelompok.
Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke dan
dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah
kelompok.
3.
Pelengkap – Bukan
Pengganti.
Sebagai suatu cara komunikasi bisnis, OA bukan
tanpa keterbatasan. OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal
tradisional – percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada
memo, dan sejenisnya. OA harus bertujuan melengkapi komunikasi tradisional.
4.
Memaksimalkan kinerja
pegawai dan meningkatkan efisiensi serta efektifitas dalam pembukuan surat
5.
Menghilangkan
duplikasi pekerjaan pembukuan surat;
6.
Menghilangkan fungsi
kurir dalam distribusi atau disposisi;
7.
Mempercepat pengerjaan
surat masuk;
8.
Memudahkan dalam
mencari sebuah surat;
9.
Pembagian distribusi
yang jelas;
10. Efisiensi penggunaan kertas.
