Berkenalan Dengan Office Automation

Pengertian Office Automation (OA)

Secara etimologis kantor berasal dari Belanda: “kantoor”, yang maknanya: ruang tempat bekerja, tempat kedudukan pimpinan, jawatan instansi dan sebagainya. Dalam bahasa Inggris “office” memiliki makna yaitu: tempat memberikan pelayanan (service), posisi, atau ruang tempat kerja. Sedangkan , Automation (Otomatisasi) adalah penggunaan mesin untuk menjalankan tugas fisik yang biasa dilakukan oleh manusia.

Jadi, Office Automation (OA) adalah semua sistem elektronik formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berada didalam maupun diluar perusahaan, untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktivitas pekerjaan.

Tujuan OA :

1. Penggabungan dan penerapan teknologi

2. Memperbaharui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor

3. Meningkatkan produktifitas dan efektifitas pekerjaan

Tujuan OA masa kini

1. Pendapatan yang Lebih Tinggi versus Penghindaran Biaya.

Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.

2. Pemecahan masalah Kelompok.

Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok.

3. Pelengkap – Bukan Pengganti.

Sebagai suatu cara komunikasi bisnis, OA bukan tanpa keterbatasan. OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional – percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. OA harus bertujuan melengkapi komunikasi tradisional.

4. Memaksimalkan kinerja pegawai dan meningkatkan efisiensi serta efektifitas dalam pembukuan surat

5. Menghilangkan duplikasi pekerjaan pembukuan surat;

6. Menghilangkan fungsi kurir dalam distribusi atau disposisi;

7. Mempercepat pengerjaan surat masuk;

8. Memudahkan dalam mencari sebuah surat;

9. Pembagian distribusi yang jelas;

10. Efisiensi penggunaan kertas.

Office Automation yang selanjutnya kita sebut adalah segala yang merujuk pada semua alat dan metode yang diterapkan untuk kegiatan kantor yang memungkinkan dalam pemrosesan kata, gambar dan suara dengan komputer. Atau penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitas kerja.

Dengan komponen OA:

1. Data (Text, Audio, Grafik, Multimedia)

2. User (Manager, Profesional, Sekretaris, Pegawai Administratif)

3. Tools (Computer Based & Non Computer Based)

4. Sub System :

1. EPS (Electronic Publishing System) adalah Sistem yang mengatur bagaimana mempublikasikan / manampilkan seuatu informasi ke format yang tepat (Word Processing dan Dekstop Publishing)

2. IPS (Image Processing System) adalah system yang mengatur bagaimana memproses data maupun informasi dalam format grafik / gambar (Create Chart, Create, Retouching image(Photoshop, corel, GIMP, dll))

3. ECS (Electronik Communication System) adalah pemanfaatan segala jenis alat komunikasi elektronik (E-mail, chatting/teleconference, Fax/WinFax)

4. OMS (Office Management System) adalah sistem yang mengatur bagaimana memanfaatkan sumberdaya dalam suatu perkantoran secara optiomal (E-Office Accounting System, E-Schedulling, Task Management).

5. ECS (Electronic Collaboration System) adalah Sisem yang mengatur bagaimana melakukan kolaborasi secara elekronik (Discussion Group, Document Sharing, Mailing List)

Ada beberapa tujuan yang diharapkan dari pengoperasian Office Automation antara lain :

Hal-hal yang perlu diperhatikan dari pengoperasian aplikasi OA ialah:

Pembiasaan pola kerja dengan menggunakan Komputer;
Dengan aplikasi OA ini maka harus dilakukan perubahan pola kerja dari yang biasa berhadapan dengan kertas dokumen, sekarang menjadi berhadapan dengan computer;
Disposisi akan langsung diberikan melalui jaringan komputer sehingga seluruh pengguna harus secara periodik memeriksa komputer, apakah ada disposisi baru.

Proses otomasi, antara lain:

Penerimaan surat masuk, mencakup proses scanning surat masuk, pencatatan dan pengklasifikasian surat masuk, serta pemberian nomor agenda surat masuk oleh aplikasi.
Disposisi surat, mencakup proses pemilihan tujuan disposisi, pengiriman disposisi, dan pemberian notifikasi kepada penerima disposisi.
Pembuatan surat, mencakup proses pengajuan konsep surat, koreksi terhadap konsep surat tersebut, dan persetujuan konsep surat menjadi surat keluar.
Pencetakan surat keluar yang sudah disetujui untuk ditandatangani dan dilakukan penomoran surat keluar
Perekaman surat yang sudah ditandatangani dan diberikan cap basah ke dalam aplikasi.

Jika organisasi memiliki sebuah tim yang bagus untuk sebuah proyek, namun mereka berada di tempat yang berjauhan, ada yang berada di Indonesia bagian timur, ada yang berada di Indonesia bagian barat, ada yang sedang berada dalam perjalanan, dan sementara itu, seorang manajer harus mengendalikan kelompok telekomuter dan para pegawai yang berjumlah sedikit namun seringkali harus berdinas luar. Kondisi tersebut mustahil untuk melakukan koordinasi dalam rangka mencapai tujuan organisasi, apabila akan dijangkau secara fisik. Namun dengan kemajuan Information Tekhnology (IT) koordinasi tersebut menjadi sangt mungkin untuk dilakukan. Dengan hanya akses Intereet pada situs yang sama, maka semua orang tersebut dapat melakukan komunikasi secara langsung sebagai bentuk dari koordinasi dalam dunia maya (virtual word), dengan kata lain telah terjadi koordinasi dalam "kantor elektronik" di Website. Alternatif lain yang menawarkan solusi dalam melakukan koordinasi melalui IT adalah dengan membuat kantor maya (virtual office) di Web. Biayanya relatif murah dan bahkan semua orang dengan koneksi Internet dapat menjadi bagian darinya. Virtual Office merupakan lompatan dari teknologi informasi. Kalau ditinjau lebih mendalam, virtual office berangkat dari kebutuhan kepraktisan dan efisiensi di bidang komunikasi data. Untuk menciptakan keunggulan kompetitif, organisasi mutlak harus menguasai informasi lebih awal, akurat, dan komprehensif. Hal ini akan terwujud apabila pertukaran informasi dapat dilakukan dengan baik. Berbagai penyempurnaan peralatan dilakukan dalam melaksanakan pertukaran informasi, mulai dari yang sifatnya manual dan kasat mata menjadi serba otomatis dan tidak kasat mata (virtual). Otomatisasi sebenarnya dimulai di pabrik dan pada akhirnya menyebar ke kantor dalam bentuk otomatisasi kantor (office automation), atau lebih dikenal dengan istilah OA. Pada awalnya, OA dimaksudkan untuk membantu pekerjaan yang bersifat adminsitratif (clerical), tetapi karena kemampuan OA untuk memudahkan komunikasi formal dan informal dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan menarik para manajer dan profesional sebagai pemakai, maka selanjutnya semua pemakai ini menggunakan OA untuk meningkatkan produktivitas kerjanya.

Penyempurnaan sistem dan media dalam komunikasi data, memungkinkan pegawai tertentu untuk melakukan sebagian atau seluruh pekerjaannya di mana saja, termasuk di rumah masing-masing. Semakin banyak pegawai yang bekerja di rumah dan berkomunikasi dengan kantor mereka melalui media komunikasi, seperti surat elektronik (e-mail) dan transmisi faksimil (fax), maka tidak lagi diperlukan kantor yang secara fisik memerlukan space yang luas dan sarana yang komplit. Apabila suatu perusahaan melaksanakan pekerjaan kantornya dengan cara ini, tempat kerjanya disebut sebagai kantor maya. Teknologi yang memungkinkan adanya kantor maya adalah OA. OA dapatditerapkan di berbagai bidang, di mana sebagian memerlukan penggunaan komputer,namun ada bagian lain yang tidak memerlukan komputer. Namun, semuanya dapatmenyediakan informasi untuk pemecahan masalah bagi pegawai di semua tingkat, termasuk para manajer. Seorang manajer dapat mengkombinasikan OA dengan perlengkapan komputer dan OA tanpa menggunakan komputer, hal ini dipengaruhi oleh jenis organisasi, pilihan pribadi manajer yang bersangkutan, dan sumber daya OA yang tersedia. OA sangat menarik, karena tidak hanya melengkapi media komunikasi interpersonal tradisional mereka, tetapi juga menawarkan kemampuan komunikasi model baru. Tulisan ini mencoba menguraikan mengenai latar belakang OA sebagai awal mula kantor maya sampai bagaimana memilih model kantor maya yang potensial untuk dikembangkan. Kemampuan OA untuk menghubungkan orang secara elektronik telah membuka cara baru melakukan pekerjaan kantor. Bahkan OA membuat pekerjaan kantor tidak perlu dikerjakan di kantor. Sebaliknya, pekerjaan tersebut dapat dilakukan di manapun saat itu pegawai berada. Istilah yang diberikan untukkemampuan ini adalah kantor maya, yang berarti bahwa pekerjaan kantor dapat dilakukan di lokasi geografis manapun selama tempat kerja tersebut terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui komunikasi elektronik.

Keuntungan Kantor, sebagai berikut:

Pengurangan biaya fasilitas, perusahaan tidak harus memiliki kapasitas kantor yang besar, karena sebagian pegawai bekerja di tempat lain, sehingga mengurangi biaya sewa dan perluasan kantor.
Pengurangan biaya peralatan, daripada menyediakan peralatan kantor bagi tiap pegawai, dengan telecommuter dapat berbagi peralatan seperti halnya para peserta dalam suatau LAN saling berbagi sumber daya.
Jaringan komunikasi formal, karena telecommuter harus terus terinformasi dan mendapat perintah spesifik, jaringan komunikasi mendapat lebih banyak perhatian daripada biasanya. Dalam pengaturan kantor tradisional, sebagian besar informasi dikomunikasikan melalui percakapan dan pengamatan. Meningkatnya perhatian pada kebutuhan telecommuter berpotensi menghasilkan komunikasi yang lebih baik daripada jika semua pegawai bekerja di lokasi tetap.
Pengurangan penghentian kerja, apabila terjadi gangguan alam seperti: banjir, angin rebut, dan sejenisnya yang membuat pegawai tidak mungkin pergi ke tempat kerja, kegiatan perusahaan dapat terhenti. Namun, dengan kantor maya, sebagian besar pekerjaan dapat dilanjutkan, asalkan jaringan suprastukturnya tidak mengalami gangguan. Dalam hal ini listrik tidak padam, dan penyedia jasa komunikasi juga tidak mengalami kemacetan.
Kontribusi sosial, kantor maya memungkinkan perusahaan memperkerjakan pegawai yang tadinya tidak memiliki peluang untuk bekerja. Orang cacat, lanjut usia dan orang tua dengan anak-anak kecil dapat bekerja di rumah. Oleh karena itu kantor maya lebih memungkinkan perusahaan menunjukkan tanggung jawab sosialnya. Keuntungan kontribusi sosial dapat dibagikan ke pegawai yang tadinya tidak mungkin memperoleh pekerjaan, sebelum kantor maya.

Strategi Kantor Maya yang Disarankan

Linda T. Risse, konsultan manajemen pada Synergy Planning Incorporated,

mengidentifikasi beberapa kebijakan yang harus diikuti perusahaan agar mencapai

keuntungan maksimum setelah memilih kantor maya, sebagai berikut:

a) Sediakan sumber daya komputer, apabila pegawai tidak dapat menyediakan sendiri perangkat keras dan perangkat lunak, perusahaan harus menyediakannya.

b) Sediakan akses ke sumber daya informasi, apabila riset merupakan bagian dari tanggung jawab telecommuter, perusahaan harus menyediakan sumber daya informasi yang diperlukan seperti database komersial dari internet.

c) Sediakan perlengkapan nonkomputer, walaupun kantor maya didasarkan atas data elektronik, kepada pegawai harus diberikan perlengkapan non-komputer yang mereka perlukan untuk bekerja seperti: kalkulator, stapler, amplop surat, daftar telepon, manual prosedur, dan sebagainya.

d) Arrange for forwarding phone calls, someone at the fixef office site should have the responsibility for forwarding phone calls to the telecommuter. Also, the firm should make use of a voice messaging system telecommuters can access from their homes.

e) Gunakan konferensi telepon, konferensi telepon memungkinkan dua orang atau lebih berpartisipasi dalam pembicaraan telepon pada saat yang sama. Atasan harus menjadwalkan konferensi telepon secara teratur sehingga telecommuter berkesempatan terlibat dalam interaksi langsung dua arah.

f) Jadwalkan pertemuan rutin, perusahaan harus menjadwalkan pertemuan yang perlu dihadiri semua orang. Pertemuan tersebut dimaksudkan untuk memperkuat rasa kebersamaan di antara pegawai dan harus dijadwalkan sesering mungkin agar tujuan tersebut tercapai.

g) Lakukan rutinitas kerja, telecommuter harus berkomitmen untuk bekerja sekian jam sehari, idealnya di suatu ruangan yang jauh dari gangguan. Teman dan saudara harus memahami bahwa telecommuter itu sedang bekerja walau ia ada di rumah. Strategi yang terakhir harus diterapkan oleh pegawai, yang lain adalah tanggung jawab perusahaan. Karena itu agar berhasil kantor maya menuntut kerja sama baik dari perusahaan maupun pegawai. Mungkin saja, kantor maya menuntut dedikasi yang lebih besar dari pegawai daripada yang dituntut kantor tetap. Kantor maya bukanlah untuk semua orang. Jika pegawai tidak dapat mendisiplinkan dirinya untuk melakukan pekerjaan tanpa pengawasan dan motivasi, pekerjaan itu tidakdapat dilaksanakan. Untuk pegawai yang memilih bekerja sendiri, kantor maya merupakan pengaturan ideal.

Zimbra Collabroration Server merupakan mail server yang terdiri dari beberapa gabungan aplikasi yang digunakan untuk kebutuhan komunikasi data (e-mail), karena banyaknya fitur yang dimiliki, sehingga aplikasi ini layak untuk dipakai pada perusahaan kecil, menengah, sekolah, dan lain-lain.

Berikut Kelebihan yang dimiliki oleh Zimbra :

a) Berbasis Open Source (Tidak ada biaya Lisensi Software, siapapun dapat menggunakan aplikasi ini)

b) Beroperasi menggunakan Operating System Linux (Jadi selain aplikasi ini open source juga dapat dijalankan pada OS yang Open Source juga)

c) AntiVirus dan AntiSpam Handal dan include secara satu kesatuan dalam mail server

d) Kapasitas User account dan Mailbox tidak terbatas

e) Pengaturan dan pemeliharaan sangat mudah dengan Web Administration console

f) Memiliki kemampuan Multi Domain

g) Memiliki pembatasan Quota MailBox per User

h) Dapat di gabungkan dengan Fitur Spooling Mail

Beberapa Email Protocol yang ada pada Mail Server Zimbra :
a. SMTP (Simple Mail Transport Protocol)
b. SSMTP (Secure Simple Mail Transport Protocol)
c. POP3 (Post Office Protocol )
d. POP3S (Secure Post Office Protocol )
e. IMAP (Internet Mail Application Protocol)
f. IMAPS (Secure Internet Mail Application Protocol)

Mail Server Zimbra menggunakan 3 pilihan akses Webmail berdasarkan kecepatan koneksi internet yang dimiliki user yaitu :
a. Advanced Client (AJAX), untuk Kecepatan koneksi user tinggi misalnya min 512 kbps ke atas
b. Standard (HTML), untuk Kecepatan koneksi user sedang misalnya min 256 kbps s/d 384 kbps
c. Mobile, Bila anda menggunakan smartphone atau kecepatan koneksi yang anda miliki GPRS atau dial-up gunakan pilihan ini.

Untuk Fitur dan menu pilihan yang tersedia pada webmail Server Zimbra adalah sebagai berikut :
a. Email Folder Sharing (Inbox, Sent Item, Draft dll)
b. Email Tags dan Filtering
c. Basic dan Advanced Search
d. Address Book Sharing
e. Address Book Export dan Import
f. Calendar Sharing
g. Tasks
h. Scheduling
i. Documents Sharing
j. File Sharing (Briefcase)
g. Web Instant Messaging

Saat ini banyak Aplikasi Email client yang kompatibel dapat mengakses Mail server Zimbra, Berikut beberapa aplikasi yang dapat di gunakan oleh user sebagai Email Client yaitu : Zimbra Dekstop, Outlook Express, Microsoft Outlook, Mozilla Thunder Bird, dan lain-lain.

Server Zimbra juga dapat berjalan di semua Web Browser dengan di dukung
pengembangannya oleh Web Browser yang ada, seperti : Microsoft Internet Explorer, Mozilla FireFox, Safari, Google Chrome, dan Opera.

Perbandingan Mail Server

Pengertian UML : Unified Modeling Language adalah bahasa spesifikasi yang telah menjadi standar untuk merancang, mendokumentasikan, menspesifikasikan, dan membangun sistem

perangkat lunak. UML adalah himpunan terstruktur dan teknik untuk pemodelan design program berorientasi objek (OOP) serta aplikasinya.

UML tidak hanya merupakan bahasa visual saja, namun juga dapat secara langsung dihubungkan ke berbagai bahasa pemrograman, seperti JAVA, C++, Visual Basic, atau bahkan dihubungkan secara langsung ke dalam sebuah oject-oriented database. UML sendiri dikembagkan oleh Grady Booch, Jim Rumbaugh, dan Ivar Jacobson dengan tujuan sebagai alat untuk analisis dan design berorientasi objek. Pengertian DFD : Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem yang penggunaanya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika,

terstruktur dan jelas. DFD merupakan alat bantu yang digunakan untuk menggambarkan atau menjelaskan sistem yang sedang berjalan secara logis.

beberapa perbedaan antara DFD dan UML secara garis besarnya saja. Perbedaan DFD dengan UML :

§ DFD merupakan penggambaran sistem dengan flow(aliran), sedangkan UML mengarah ke sebuah aplikasi yg objek oriented program.

§ DFD ditujukan untuk prosedural, UML ditujukan untuk paradigma.

§ DFD mengandung Kamus Data yang berfungsi memudahkan dalam input DBMS, UML tidak mengandung Kamus Data.

§ DFD cocok untuk skala kecil, UML cocok untuk skala besar (banyak aktor).

§ DFD hanya satu diagram, UML ada banyak diagram.

Kajian Office Automation

Mengapa menggunakan web ?

· Kelebihan

· Efektif jika diperlukan percakapan dua arah dan dengan jarak yang jauh

· Kemudahan dalam mengakses data di berbagai tempat dan tanpa penginstalan

· Keamanan penyimpanan data, sehingga tidak perlu menyimpan didalam hardisk yang sewaktu – waktu hardisk tersebut mengalami kerusakan ( No Detect )

· Kekurangan

· Harus terkoneksi dengan internet

Mengapa menggunakan dekstop ?

· Kelebihan

· Tanpa harus mengunakan koneksi internet

· Mudah dalam memodifikasi settingannya

· Dapat berinteraksi dengan hardware yang ada di komputer client

· Kekurangan

· Tidak dapat diakses di berbagai tempat

· Tidak dapat berkomunikasi dengan jarak jauh

· Tingkat keamanan yang masih kurang, karena penyimpanan data melalui hardisk komputer. Jika hardisk tersebut rusak, maka menggangu data yang tersimpan.

MySQL memiliki beberapa keistimewaan, antara lain :

1. Portabilitas. MySQL dapat berjalan stabil pada berbagai sistem operasi seperti Windows, Linux, FreeBSD, Mac Os X Server, Solaris, Amiga, dan masih banyak lagi.

2. Perangkat lunak sumber terbuka. MySQL didistribusikan sebagai perangkat lunak sumber terbuka, dibawah lisensi GPL sehingga dapat digunakan secara gratis.

3. Multiuser. MySQL dapat digunakan oleh beberapa pengguna dalam waktu yang bersamaan tanpa mengalami masalah atau konflik.

4. Performance tuning, MySQL memiliki kecepatan yang menakjubkan dalam menangani query sederhana, dengan kata lain dapat memproses lebih banyak SQL per satuan waktu.

5. Ragam tipe data. MySQL memiliki ragam tipe data yang sangat kaya, seperti signed / unsigned integer, float, double, char, text, date, timestamp, dan lain-lain.

6. Perintah dan Fungsi. MySQL memiliki operator dan fungsi secara penuh yang mendukung perintah Select dan Where dalam perintah (query).

7. Keamanan. MySQL memiliki beberapa lapisan keamanan seperti level subnetmask, nama host, dan izin akses user dengan sistem perizinan yang mendetail serta sandi terenkripsi.

8. Skalabilitas dan Pembatasan. MySQL mampu menangani basis data dalam skala besar, dengan jumlah rekaman (records) lebih dari 50 juta dan 60 ribu tabel serta 5 milyar baris. Selain itu batas indeks yang dapat ditampung mencapai 32 indeks pada tiap tabelnya.

9. Konektivitas. MySQL dapat melakukan koneksi dengan clients menggunakan protokol TCP/IP, Unix soket (UNIX), atau Named Pipes (NT).

10. Lokalisasi. MySQL dapat mendeteksi pesan kesalahan pada clients dengan menggunakan lebih dari dua puluh bahasa. Meski pun demikian, bahasa Indonesia belum termasuk di dalamnya.

11. Antar Muka. MySQL memiliki antar muka (interface) terhadap berbagai aplikasi dan bahasa pemrograman dengan menggunakan fungsi API (Application Programming Interface).

12. Clients dan Peralatan. MySQL dilengkapi dengan berbagai peralatan (tool) yang dapat digunakan untuk administrasi basis data, dan pada setiap peralatan yang ada disertakan petunjuk online.

Referensi

http://shymphonyatnight.blogspot.com/2010/11/otomatisasi-perkantoran-op.html, ahmad fauzi

http://mukhtar17luthfy.wordpress.com/2012/08/13/pengertian-kantor/ , bogor educare

http://tugaskuliahsim.blogspot.com/2012/01/pengertian-otomatisasi-kantor-office.html, Fernando Andrean

http://dcyber09.wordpress.com/2012/05/23/perbedaan-uml-dan-dfd/

http://reynaldidwi.wordpress.com/2011/11/21/keuntungan-membuat-mail-server-dengan-zimbra-collaboration-server/

http://en.wikipedia.org/wiki/Comparison_of_mail_servers